Il cliente
Pictor è la cooperativa sociale con sede a Budrio, che dal 1992 offre formazione professionale e supporto lavorativo a persone svantaggiate. Nel corso degli anni, ha sviluppato una rete di collaborazioni con aziende del territorio, offrendo una vasta gamma di servizi. Per gestire in modo puntuale ed efficiente i propri processi interni, Pictor ha scelto di avvalersi dei servizi e dei prodotti Ready Digital, puntando a ottimizzare e semplificare la propria operatività.
La sfida
Pictor si impegna costantemente per offrire alle imprese clienti un servizio flessibile, personalizzato e altamente professionale, capace di adattarsi alle diverse esigenze e ai cambiamenti.
Per questo, la principale sfida da affrontare riguardava la gestione delle commesse. Era essenziale implementare uno strumento che permettesse di calcolare con precisione i costi di ogni operazione, evitando il rischio di perdere commesse a causa di pianificazioni inattive. Inoltre, era fondamentale garantire che tutte le attività svolte venissero adeguatamente fatturate. Infine, un’ulteriore problematica da affrontare interessava la necessità di fornire agli operatori sul campo uno strumento che permettesse loro di gestire i lavori delle segnalazioni e le visite seguendo un protocollo di conformità, al tempo non ancora digitalizzato.
La soluzione
Ready Digital ha condotto un’analisi approfondita dell’impresa, comprendendo sin da subito la necessità di attuare un progetto ben strutturato. Per semplificare la gestione delle commesse, è stata proposta una soluzione CRM1 completa, accessibile sia da PC che da smartphone tramite l’app Wilson.
Attraverso la soluzione, Pictor può registrare le richieste di attività pervenute dalle aziende clienti, inserendo le commesse con il relativo costo orario, creando una pianificazione e quindi inserendo tante operazioni quante attività sono necessarie.
Successivamente, all’interno dell’operazione viene creata un’attività per ciascun operatore, che in questo modo riceve una notifica push sull’app Wilson. Da qui in poi, l’operatore gestisce l’attività direttamente su smartphone. Inoltre, le informazioni inserite dall’operatore vengono copiate in automatico all’interno dell’operazione come promemoria.
Infine, è stato creato anche un modulo custom Segnalazioni visite, che consente agli operatori di indicare le attività svolte per ciascuna visita e segnalarne la conformità o non conformità. In questo modo, viene sempre assicurato il rispetto dei protocolli e la tracciabilità delle attività.
I risultati
Con l’implementazione del nuovo sistema, Pictor ha ottenuto una gestione avanzata delle commesse, con pianificazioni e operazioni chiaramente definite.
Più nel dettaglio, i risultati più evidenti si sono avuti sin da subito in termini di:
- Tracciabilità e analisi dei dati: Il CRM permette di raccogliere e analizzare dati sulle attività, offrendo insights utili per ottimizzare i processi e migliorare il servizio al cliente. Inoltre, Il modulo custom per le segnalazioni delle visite garantisce che tutte le attività siano documentate e conformi ai protocolli, migliorando la trasparenza e la qualità del servizio.
- Miglioramento della gestione delle commesse: l’adozione del CRM consente una gestione centralizzata e organizzata delle commesse, facilitando la pianificazione e il monitoraggio delle attività.
- Riduzione dell’errore: ogni operazione è dotata di campi condizionali che guidano l’operatore nella compilazione e calcolano automaticamente l’importo da fatturare, permettendo così di ridurre sensibilmente il rischio di errori in attività e calcoli.
- Aumento dell’accessibilità: grazie all’integrazione della soluzione con l’app Wilson, gli operatori possono accedere al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, aumentando la flessibilità e la reattività alle richieste dei clienti.
- Miglioramento della comunicazione: le notifiche push consentono una comunicazione immediata tra il team, migliorando la coordinazione e riducendo i tempi di risposta.
I prossimi passi
Guardando al futuro, Pictor ha in programma di affrontare anche la gestione commerciale per ottimizzare ulteriormente i propri servizi. L’obiettivo è continuare a garantire un servizio efficace alle imprese clienti, portando avanti i valori aziendali per una crescita sostenibile.
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